KOYUNCU ÇELİK ENDÜSTRİYEL MAKİNE İNŞAAT BİLGİSAYAR PETROL TAŞIMACILIK PLASTİK İTHALAT İHRACAT SAN LTD. ŞTİ. KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI VE İŞLENMESİ
POLİTİKASI
KOYUNCU ÇELİK ENDÜSTRİYEL MAKİNE İNŞAAT BİLGİSAYAR PETROL TAŞIMACILIK PLASTİK İTHALAT İHRACAT SAN LTD. ŞTİ.
Adres : Anadolu Mahallesi, Atatürk-8 Bulvarı No: 116/A, 33115 Akdeniz/Mersin
Telefon/Faks : +90 0324 454 0038
E- Posta : info@koyuncucelik.com.tr
Web : www.koyuncucelik.com.tr/
1.1. Kişisel verilerin korunması, KOYUNCU ÇELİK Sanayi ve Ticaret Ltd. Şti ( bundan sonra “KOYUNCU ÇELİK” veya “Şirket” olarak anılacaktır.) en önemli öncelikleri arasında yer almaktadır. Şirket çalışanlarımızın, stajyerlerimizin, çalışan adaylarımızın, ziyaretçilerimizin, tedarikçilerimizin, tedarikçi çalışanlarının-yetkililerinin, müşterilerimizin, müşteri çalışanlarının-yetkililerinin, potansiyel müşterilerimizin, referans gösterilen kişilerin, çalışanlarımızın aile bireyleri ve yakınlarının, Hak İddia Eden Üçüncü Kişiler ve Bunları Temsil Eden Vekil ya da Yasal Temsilcilerin ve ilgili üçüncü kişilerin kişisel verilerinin korunmasında büyük hassasiyet gösterilmektedir.
T.C. Anayasası’nın 20. maddesinde hüküm altına alındığı üzere; herkes, kendisiyle ilgili kişisel verilerin korunmasını isteme hakkına sahiptir.
KOYUNCU ÇELİK faaliyetleri ya da gereklilikleri doğrultusunda kişisel verilerini işlediğimiz, Şirket çalışanlarımızın, stajyerlerimizin, çalışan adaylarımızın, ziyaretçilerimizin, tedarikçilerimizin, tedarikçi çalışanlarının-yetkililerinin, müşterilerimizin, müşteri çalışanlarının-yetkililerinin, potansiyel müşterilerimizin, referans gösterilen kişilerin, çalışanlarımızın aile bireyleri ve yakınlarının, Hak İddia Eden Üçüncü Kişiler ve Bunları Temsil Eden Vekil ya da Yasal Temsilcilerin, Anayasal bir hak olan “Kişisel Verilerin Korunması” hakkının korunması ve geliştirilmesi bir kurum politikası olarak benimsenmiştir.
Bu Politika, kişisel verilerin işlenmesi ve korunması konusunda 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanununa (Bundan sonra “KVKK” olarak anılacaktır.), Kişisel Verileri Koruma Kurulu kararlarına (Bundan sonra “Kurul” olarak anılacaktır.) ve bu hususta yürürlükte bulunan ikincil mevzuata uyum sağlanması için tüm Şirket kapsamında faaliyetlerin uyumlu şekilde yürütülmesini temin etmek amacıyla hazırlanmıştır.
Ayrıca KOYUNCU ÇELİK tarafından kişisel verilerin işlenmesi ve kişisel veri güvenliğinin sağlanması amacıyla yürütülen faaliyetler, alınan önlemler ve Şirket ilkeleri konusunda, kişisel verileri işlenen ilgili kişilerin en şeffaf ve doğru şekilde bilgilendirilmesi amaçlanmaktadır.
Bu politika, ilgili kişilere ait kişisel verilerin; tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilmesi, kaydedilmesi, depolanması, muhafaza edilmesi, değiştirilmesi, yeniden düzenlenmesi, açıklanması, aktarılması, devralınması, elde edilebilir hale getirilmesi, sınıflandırılması ya da kullanılmasının engellenmesi gibi veriler üzerinde gerçekleştirilen her türlü işleme ve kişisel verilerin güvenliği için alınan idari ve teknik önlemlere ilişkindir.
Bu politikada geçen,
ifade eder.
Bu politikada tanımlanmayan kavramlar hakkında 6698 sayılı KVKK ve ilgili ikincil mevzuatta geçen tanımlamalar esastır.
; kişisel verileri, KVKK m.10 kapsamında ilgili bilgilendirme yükümlülüğünü yerine getirerek, Şirket veri işleme amaçları uyarınca, KVKK m.4’te öngörülen ilkelere, KVKK m.5 ve m.6’da hüküm altına alınan şartlardan en az birine uygun şekilde ve ilgili amaçlarla sınırlı olarak işlemektedir.
KOYUNCU ÇELİK’in kişisel veri işleme amaçları özellikle şunlardır:
KOYUNCU ÇELİK, ilgili kişilerin kişisel verilerinin işlenmesinde, Anayasa’ya, KVKK’ya ve ilgili diğer yasal mevzuata uygun hareket etmektedir. Kişisel verilerin işlenmesine ilişkin KVKK’nın 4. maddesinde yer alan ilkeler, tüm kişisel veri işleme faaliyetlerinin özünde bulunması ve tüm kişisel veri işleme faaliyetlerinin bu ilkelere uygun olarak gerçekleştirilmesi KOYUNCU ÇELİK’un önceliği olup, veri işleme süreçlerinde dikkate alınan bu ilkeler aşağıda yer verildiği gibidir.
KOYUNCU ÇELİK tarafından tüm veri işleme süreçlerinde önkoşul olarak kabul edilmiş olan hukuka ve dürüstlük kuralına uygun olma ilkesi, kişisel verilerin işlenmesinde kanunlarla ve diğer hukuksal düzenlemelerle getirilen ilkelere uygun hareket edilmesi zorunluluğunu ifade etmektedir. Bu ilke uyarınca, KOYUNCU ÇELİK, veri işlemedeki hedeflerine ulaşmaya çalışırken, ilgili kişilerin çıkarlarını ve makul beklentilerini dikkate almakta, ilgili kişinin beklemediği ve beklemesinin de gerekmediği sonuçların ortaya çıkmasını önleyici şekilde hareket etmektedir.
Bu ilke kapsamında Şirketimiz, kişisel verilerin ne şekilde ve ne amaçla işleneceği konusunda ilgili kişiyi gerekli şekilde aydınlatarak, veri işleme faaliyetinin ilgili kişi için şeffaf olmasını sağlamayı hedeflemektedir.
KOYUNCU ÇELİK, ilgili kişinin kişisel verilerini işbu politika kapsamında açıklanan amaçlar doğrultusunda herhangi bir şekilde işlemesi halinde kişisel verilerin doğru ve gerektiğinde güncel olmasının sağlanması için gerekli özeni de göstermektedir. Bunun dışında ilgili kişilerin bilgilerinin doğru ve güncel olmasını temin etmek amacı ile KOYUNCU ÇELİK’e başvurması için iletişim kanalları açık tutulmakta ve gerekli imkân tanınmaktadır. Bu kapsamda veri sorumlusuna başvuru formu şirket internet sitesinde ilan edilmiştir.
KOYUNCU ÇELİK tarafından, kişisel veri işleme amaçlarının açıklandığı sözleşme, hukuki işlem ve metinlerde (Web Sitesi Aydınlatma Metni, Tedarikçi Aydınlatma Metni, Müşteri Aydınlatma Metni, Çalışan ve Çalışan Adayı Aydınlatma Metni, Veri Sorumlusuna Başvuru Formu vb.) belirlilik ve açıklık ilkesine uyum konusunda hassasiyet ve veri işleme faaliyetinin ilgili kişi tarafından açık bir şekilde anlaşılabilir olmasını sağlamaya özen gösterilmektedir. Kişisel veriler belirlenen, ilan edilen, bildirilen veya sözleşmede kararlaştırılan amaçlar çerçevesinde işlenmektedir.
KOYUNCU ÇELİK tarafından gerçekleştirilen veri işleme süreçlerinde işlenen verilerin, belirlenen amaçların gerçekleştirilebilmesine elverişli olmasına dikkat edilmekte; amacın gerçekleştirilmesiyle ilgili olmayan veya ihtiyaç duyulmayan kişisel verilerin işlenmesinden kaçınılmaktadır. İleride ortaya çıkması muhtemel ihtiyaçların karşılanmasına yönelik olarak veri işlenmesi yoluna gidilmemektedir.
Şirket kişisel verileri mevzuatta ve KOYUNCU ÇELİK Saklama Ve İmha Politikası’nda öngörülen veya VERBİS’de bildirilen yahut işlendikleri amaç için gerekli süre kadar saklamaktadır. Mevzuatta ve/veya İmha Politikası’nda belirtilen sürenin bitmesi ya da amacın gerçekleşmesi halinde kişisel veriler re’sen ya da ilgilinin talebi üzerine silinmekte, yok edilmekte ya da anonim hale getirilmektedir. Kişisel verilerin imhasına ilişkin olarak “Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası” hazırlanmış ve Şirket internet sitesinde ilan edilmiştir.
Anayasa’nın 20. maddesi ve KVKK’nın 5.1 maddesi gereğince, kişisel veriler ilgili kişinin açık rızası olmaksızın işlenemez. Şirketimiz işbu yasal düzenlemeler doğrultusunda, kişisel verilerin işlenmesinde ilgili kişilerin açık rızasını almaya her zaman özen göstermektedir.
Ancak şirket KVKK’nın 5.2 maddesi gereğince aşağıdaki şartların varlığı halinde ilgili kişinin açık rızasını aramaksızın kişisel verileri de işleyebilmektedir.
a) Kanunlarda açıkça öngörülmesi.
b) Fiili imkânsızlık nedeniyle rızasını açıklayamayacak durumda bulunan veya rızasına hukuki geçerlilik tanınmayan kişinin kendisinin ya da bir başkasının hayatı veya beden bütünlüğünün korunması için zorunlu olması.
c) Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması kaydıyla, sözleşmenin taraflarına ait kişisel verilerin işlenmesinin gerekli olması.
ç) Veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması.
d) İlgili kişinin kendisi tarafından alenileştirilmiş olması.
e) Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması.
f) İlgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması
Kişisel verileriniz aşağıda yer alan şartlardan biri veya birkaçının bulunması halinde KOYUNCU ÇELİK tarafından işlenebilmektedir.
Kişisel verilerin işlenmesinde açık rızanın alınması KOYUNCU ÇELİK’in önceliğidir. Bu nedenle kişisel verilerini işlediğimiz ilgili kişilerin açık rızalarını fiziki ve/veya elektronik ortamda almak için gerekli yöntemler ve sistemler geliştirilmiştir.
İlgili kişilerin, kişisel verilerinin işlenmesine ilişkin rızaları alınmadan önce KVKK’nın 10. maddesi doğrultusunda aydınlatma yükümlülüğü yerine getirilmekte, belirli bir konuya ilişkin, bilgilendirmeye dayanan ve özgür irade ile açık rızalarının alınması sağlanmaktadır.
Özellikle çalışanlardan alınan açık rızaların özgür iradeye dayanması hususuna özel bir ehemmiyet gösteren KOYUNCU ÇELİK, çalışanlarının açık rıza vermekten imtina edebilecekleri konusunu kendilerine vurgulayarak, belirli verilerin işlenmesi için açık rıza göstermeyen çalışanlarının o verilerinin işlenmemesini temin etmekte ve açık rıza göstermeyen çalışanı herhangi bir ayrımcılığa tabi tutmamaktadır.
Kanunlarda açıkça öngörülmesi halinde kişisel verilerin işlenmesi hukuka uygun olup, bu durumda veri süjesinin açık rızasının olup olmadığı ayrıca değerlendirilmemektedir. 4857 Sayılı İş Kanunu'nun İşçi Özlük Dosyası İle İlgili 75. Maddesi gereğince çalışanların verilerinin toplanması bu kapsamda değerlendirilmektedir. Başta 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu, 6098 sayılı Türk Borçlar Kanunu, 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu, 5651 sayılı İnternet Ortamında Yapılan Yayınların Düzenlenmesi ve Bu Yayınlar Yoluyla İşlenen Suçlarla Mücadele Edilmesi Hakkında Kanun, 6361 sayılı İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu, 5510 sayılı Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanunu, 4982 Sayılı Bilgi Edinme Hakkı Kanunu, 3071 sayılı Dilekçe Hakkının Kullanılmasına Dair Kanun ve bu kanunlara ilişkin ikincil mevzuat olmak üzere kanunlarda öngörülen hallerde kişisel veriler KOYUNCU ÇELİK tarafından ilgili kişinin açık rızası olmaksızın işlenebilmektedir.
Rızanın açıklanamadığı ya da geçerli olmadığı hallerde, kişilerin hayat veya beden bütünlüğünün korunması için verilerin işlenmesi öngörülmektedir. Örneğin ağır iş grubunda çalışan işçinin iş kazası geçirmesi halinde kan grubunun ilgili sağlık personelleri ile paylaşılması durumunda kişinin açık rıza vermesi beklenmeyeceğinden KOYUNCU ÇELİK bu ve benzeri durumlarda özellikle veri sujesinin meşru menfaatini de gözeterek açık rıza aramaksızın kişisel veri işleyebilmektedir.
Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan ilgili olması halinde, sözleşmenin taraflarına ait kişisel verilerin açık rıza olmaksızın işlenmesi mümkündür. Örneğin yapılan bir sözleşme gereği ücretin ödenmesi için alacaklı tarafın hesap numarası bilgisi elde edilebilecektir. Dolayısıyla bu gibi durumlarda KOYUNCU ÇELİK veri sahibinin açık rızasını almaksızın kişisel veri işleyebilmektedir.
Şirketin, hukuki yükümlülüklerini yerine getirebilmesi için zorunlu olması halinde, kişisel verilerin açık rıza olmaksızın da işlenmesi mümkündür. Örneğin açık rıza olmasa dahi mahkeme kararıyla talep edilen bilgiler mahkemeye sunulabilecektir. KOYUNCU ÇELİK de böyle bir durumda kişilerin verilerini açık rıza aramaksızın işleyebilmektedir.
İlgili kişinin kendisi tarafından kamuoyuna açıklanmış olan kişisel verileri alenileştirilme amacıyla bağlantılı olarak açık rıza olmaksızın işlenebilecektir. Örneğin istihdam sağlama amacıyla kurulmuş web sitelerindeki hesabında özgeçmişini paylaşan kişinin, söz konusu bilgileri alenileştirilmiş veri olarak kabul edilir. Bu ve benzeri durumlarda KOYUNCU ÇELİK’in açık rızaya gerek olmaksızın kişisel veri işlemesi mümkün olabilmektedir.
Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması halinde açık rıza olmaksızın da kişisel veriler işlenebilecektir. Şirketin çalışanı tarafından açılan bir davada ispat için bazı verilerin kullanılması bu kapsamdadır.
İlgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlemenin zorunlu olması halinde açık rıza olmaksızın kişisel veriler işlenebilecektir. Çalışanlarının temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, onların terfileri, maaş zamları yahut sosyal haklarının düzenlenmesinde kişisel verilerinin işlenmesi bu kapsamdadır. Örneğin KOYUNCU ÇELİK, çalışanlarına oryantasyon, mesleki gelişim kapsamında eğitimler verdiği ve bu çerçevede yatırım yaptığı için erkek adayların askerlik görevini ifa edip etmediği sorulmaktadır.
KVKK’da bazı kişisel verilere, ayrımcılık potansiyeline sahip olmaları ve hukuka aykırı olarak işlendiğinde kişilerin mağduriyetine yol açabilecekleri gözetilerek özel önem verilmiş ve bu veriler “özel nitelikli kişisel veri” olarak adlandırılmıştır. (Tanım için bkz: 4.TANIMLAR)
Şirket, KVKK’nın özel önem atfettiği söz konusu “özel nitelikli kişisel verilerin” işlenmesinde ayrıca hassasiyet göstermektedir. Özel nitelikli kişisel verilerin işlenmesi süreçlerinde yer alan çalışanlara, Kanun ve buna bağlı yönetmelikler ile özel nitelikli kişisel veri güvenliği konularında eğitim verilmekte, gizlilik sözleşmeleri imzalatılmakta, verilere erişim yetkisi kısıtlanmakta, görev değişikliği olan ya da işten ayrılan çalışanların bu alanlardaki yetkileri derhal kaldırılmaktadır.
Özel nitelikli kişisel veriler e-mail ortamında aktarılacaksa şifreli kurumsal e-mail hesabından sadece ilgilisine aktarılmaktadır. Gerekli görüldüğü durumlarda güvenlik testleri yapılmaktadır. Özel nitelikli kişisel verilerin muhafaza edildiği fiziksel ortamlarda yeterli güvenlik önlemleri alınmakta, söz konusu ortamlara yetkisiz giriş çıkışlar engellenmektedir. Söz konusu fiziksel ortamlarda oluşabilecek yangın, sel vs. risklerine karşı tedbirler alınmıştır. Yine belirtmek gerekir ki özel nitelikli kişisel verilerin işleme ve muhafazasına ilişkin rol ve sorumluluk dağılımı yapılmış söz konusu kişiler verinin hassasiyeti konusunda uyarılmış ve gerekli tedbirleri almaları konusunda görev ve talimatlandırılmıştır.
Farklı fiziksel ortamlardaki sunucular arasında aktarımın gerçekleştiği durumlarda VPN kullanılmaktadır. Verilerin kağıt ortamı yoluyla aktarımı gerekiyorsa evrakın çalınması, kaybolması ya da yetkisiz kişiler tarafından görülmesi gibi risklere karşı gerekli önlemler alınmakta ve evrak “gizlilik dereceli belgeler” formatında gönderilmektedir.
Söz konusu verilerin işlenmesi için ilgili kişilerin açık onayı KOYUNCU ÇELİK’in önceliğidir. KOYUNCU ÇELİK tarafından, özel nitelikli kişisel veriler, veri süjesinin açık rızası olmaması halinde ancak KVKK’da belirlenmiş olan aşağıdaki istisnai durumlarda işlenebilecektir.
KOYUNCU ÇELİK tarafından yukarıda sayılan ilkeler ve amaçlar kapsamında özel ve genel nitelikli kişiler veriler işlenmektedir. Bu veriler EK-1’de örnek kabilinden sayılmış olup, her bir veri özelinde hangi verinin işleneceği; KOYUNCU ÇELİK ile ilgili kişi arasında kurulmuş olan ilişki çerçevesinde ve işbu Politika’da yer alan esaslar doğrultusunda işlenebilmektedir:
Kişisel verilerin paylaşılmasında aydınlatma ve açık rızanın alınması KOYUNCU ÇELİK’in önceliğidir. Bu nedenle kişisel verilerini üçüncü kişilerle paylaştığımız ilgili kişilerin gerektiğinde açık rızalarını fiziki ve/veya elektronik ortamda almak için gerekli yöntemler geliştirilmiştir.
KOYUNCU ÇELİK, ilgili kişilerin kişisel verilerini, kişisel verilerin işlenmesinde benimsenen ilkelere uygun bir şekilde üçüncü kişilere aktarabilmektedir. Kişisel verilerin üçüncü kişilere aktarılmasında ilgili kişinin onayının alınmasına hassasiyet gösterilmekte olup, aşağıda belirtilen hallerin bir veya bir kaçının bulunması halinde açık rıza alınmaksızın kişisel verilerin aktarılması söz konusu olabilmektedir;
Şirketimiz, ilgili kişilerin özel nitelikli kişisel verilerini, kişisel verilerin işlenmesinde benimsenen ilkelere uygun bir şekilde üçüncü kişilere aktarabilmektedir.
Özel nitelikli kişisel verilerin üçüncü kişilere aktarılmasında ilgili kişinin onayının alınmasına hassasiyet gösterilmekte ve yeterli teknik ve idari önlemler alınarak özel nitelikli kişisel veriler yurtiçinde aktarılmaktadır. Ancak aşağıda belirtilen hallerin mevcut olması durumunda yeterli teknik ve idari önlemler alınarak, ilgili kişinin açık rızası bulunmadan da özel nitelikli kişisel verilerin;
Kişisel verilerin yurtdışına aktarılmasında, ilgili kişinin açık rızasının alınmasına özen gösterilmektedir. Bu nedenle ilgili kişilerin açık rızalarını fiziki ve elektronik ortamda almak için gerekli yöntemler geliştirilmiştir.
Şirketimiz, hukuka ve dürüstlük kurallarına uygun bir şekilde ve veri işleme amaçlarına bağlı kalarak ilgili kişilerin kişisel verilerini yurtdışına aktarabilmektedir.
Kişisel verilerin yurtdışına aktarılmasında KVKK’nın 9. Maddesine ve Kurul’un 2019/125 numaralı kararında belirtilen ilke ve ölçütlere uygun hareket edilmektedir.
KOYUNCU ÇELİK, ilgili kişilerin kişisel verilerini (kimlik, iletişim, hukuki işlem, müşteri işlem, finans, mesleki deneyim, hak iddia eden üçüncü kişi veya temsilci bilgisi vb.) kişisel verilerin işlenmesinde benimsenen ilkelere uygun bir şekilde üçüncü kişilere aktarabilmektedir. Kişisel verilerin yurtdışında bulunan üçüncü kişilere aktarılmasında ilgili kişinin onayının alınmasına hassasiyet gösterilmektedir.
Veri sahibinin açık rızası olmaması halinde ise, verinin aktarılacağı ülkede yeterli korumanın bulunması veya kişisel verinin aktarılacağı veri sorumlusunun yeterli bir korumayı yazılı olarak taahhüt etmesi ve Kurul’un izninin bulunması şartıyla, Kurul’un 2019/125 numaralı kararında benimsediği ilke ve esaslar da uygulanarak, aşağıdaki şartlardan birinin varlığı hâlinde kişisel verilerinin;
İlgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması yurtdışına aktarılması mümkündür.
KOYUNCU ÇELİK, hali hazırda herhangi bir özel nitelikli kişisel veriyi yurtdışına aktarmamakla birlikte ilerleyen süreçte şayet aktaracak olursa aşağıdaki ilke ve esaslara uygun şekilde bu işlemi yerine getirecektir.
Verinin aktarılacağı ülkede yeterli korumanın bulunması veya kişisel verinin aktarılacağı veri sorumlusunun yeterli bir korumayı yazılı olarak taahhüt etmesi ve Kurul’un izninin bulunması şartıyla, Kurul’un 2019/125 numaralı kararında benimsediği ilke ve esaslara da uygun olacak şekilde aşağıdaki şartlardan birinin varlığı hâlinde ilgili kişinin açık rızasına ihtiyaç duyulmadan;
kişisel verilerinin yurtdışına aktarılması mümkündür.
KOYUNCU ÇELİK’de personele ve ziyaretçiye internete erişim imkanı sağlanmaktadır. İnternet erişimini kullanmak isteyen personelin ve ziyaretçinin, ad soyadı, telefon numarası ile giriş yaptığı internet siteleri ve saat bilgileri, 5651 sayılı İnternet Ortamında Yapılan Yayınların Düzenlenmesi ve Bu Yayınlar Yolu İle İşlenen Suçlarla Mücadele Edilmesi Hakkında Kanun ve bu Kanun’a dayanılarak çıkarılan İnternet Toplu Kullanım Sağlayıcıları Hakkında Yönetmelik gereğince yasal bir zorunluluk olarak saklanmaktadır.
Saklanan kayıtlar, talep edilmesi halinde yasal yükümlülüklerin yerine getirilmesi için hukuken yetkili kurum ve kuruluşlar ile paylaşılabilecektir.
Kişisel verilerin ne şekilde ve hangi amaç ile elde edildiğine dair KVKK’nın 10. Maddesi kapsamında ilgili aydınlatma metinleri ve politikalar şirkete ait www.koyuncucelik.com.tr/ adresinde yayınlanmış ve ziyaretçiler bu konuda bilgilendirilmiştir.
Ayrıca web sitesi aydınlatma metni, ilgili kişinin kişisel verilerinin Şirket nezdinde işlenme adımlarına dair en sağlıklı bilgiye en sade şekilde ulaşmasını sağlamak amacıyla ilgili kişiyi Şirket ile ilişkisine göre daha detaylı bilgilendirmeyi haiz aydınlatma metinlerine ve Şirket politikalarına yönlendirmektedir.
KOYUNCU ÇELİK, kişisel verilerin hukuka aykırı olarak işlenmesini ve kişisel verilere hukuka aykırı olarak erişilmesini önlemek ve kişisel verilerin muhafazasını sağlamak amacıyla uygun güvenlik düzeyini sağlamaya yönelik gerekli her türlü teknik ve idari tedbirleri almaktadır.
Bu kapsamda öncelikle KOYUNCU ÇELİK tarafından işlenen kişisel verilerin neler olduğunun tespitine dair çalışmalar gerçekleştirilmiş, çalıştaylar yapılmış ve işlenen kişisel verilerin özel nitelikli kişisel veri olup olmadığı da gözetilerek, bu verilerin korunmasına ilişkin ortaya çıkabilecek riskler belirlenerek, risklerin azaltılması veya ortadan kaldırılmasına yönelik gerekli teknik ve idari tedbirler uygulamaya konmuştur.
Kişisel verilerin hukuka, mevzuata ve ilgili güvenlik önlemlerine uygun şekilde işlenmesi, muhafaza edilmesi, saklanması, imha edilmesi ve sair süreçleri düzenleyen şirket içi politikalar ve prosedürler benimsenmiştir.
Kişisel veri güvenliğinin sağlanması için, kişisel verilerin hukuka aykırı şekilde açıklanması ve paylaşılmasının önüne geçebilmek ve KVKK’ya yönelik farkındalık yaratabilmek amacıyla, çalışanlara ve yöneticilere düzenli olarak eğitimler verilmektedir.
Ayrıca kişisel veri işleme süreçlerine dahil olan çalışanlardan, iş süreçlerinin bir parçası olarak gizlilik anlaşmaları ve taahhütleri imzalamaları istenmekte çalışanların güvenlik politika ve prosedürlerine aykırı hareket ettiklerinin tespiti halinde gerekli disiplin sürecine başvurulacağı önemle hatırlatılmaktadır.
KOYUNCU ÇELİK ile veri işleyen, çalışan, müşteri, tedarikçi vs. arasında yapılan sözleşmeler incelenmiş başta KVKK ve diğer mevzuat kapsamında revize çalışmaları yapılmış ve ek protokoller hazırlanmıştır.
Şirket tarafından veri işleme süreçlerine dahil olan kişisel verilere personel bazında erişim, yetki sınırlandırması yapılmış, sınırlı sayıda personele yürüttükleri iş süreçleri ile ilgili olan kişisel verilere erişim yetkisi tanınmıştır. Personel tarafından gerçekleştirilen veri işleme faaliyetleri kayıt altına alınmaktadır. Görev değişikliği veya işten ayrılan personellerin ivedilikle bu alandaki yetkileri kaldırılmaktadır.
Kişisel verilerin hukuka aykırı şekilde işlenmesinin ve kişisel verilere hukuka aykırı şekilde erişilmesinin önüne geçmek için, kişisel verilerin işlenmesine ilişkin süreçlerin takibi ve denetimi için teknik sistemler kurulmuştur. Ağ güvenliği, veri akışı güvenliği çalışmaları yapılmış, veri kaybının önlenmesi için hali hazırdaki yazılımlar güncellenmiştir. Kişisel verilerin hukuka aykırı şekilde işlenmesini ve kişisel verilere hukuka aykırı olarak erişilmesini önlemek için iç denetimler gerçekleştirilmiştir.
Sistem güvenlik boşlukları takip edilerek uygun güvenlik düzeyinin sağlanabilmesi için yamalar yüklenmekte ve bilgi sistemleri güncel halde tutulmaktadır.
Web sitemiz https güvenlik protokolü ile korunmaktadır.
KOYUNCU ÇELİK, nezdinde bulunan kişisel verilere ilişkin çalışmaların akabinde tespit edilen kişisel veriler analiz edilmiş, mevzuat kapsamında incelenmiştir. Bu çerçevede gereksiz olan veriler silinmiş, verilerin mümkün olduğunca azaltılması ilkesi benimsenmiştir.
Kişisel verilere, hukuka aykırı şekilde erişilmesini engellemek ve kişisel verilerin güvenli ortamlarda saklanmasını sağlamak için uygun güvenlik düzeyine sahip teknik yöntemler kullanılmakta ve söz konusu yöntemler gelişen teknolojiye uygun şekilde güncellenmektedir.
Şirketin veri kayıt sistemine içeriden ya da dışarıdan bir saldırı olması halinde, bu durumun erken fark edilmesi ve erken müdahale edilebilmesi için bir sistem kurulmuş, bilişim ağlarında hangi yazılım ve servislerin çalıştığı ve bilişim ağlarında sızma veya olmaması gereken bir hareket olup olmadığı düzenli şekilde kontrol edilmekte olup tüm kullanıcıların işlem hareketleri düzenli olarak tutulmaktadır.
Kişisel verilerin hukuka aykırı olarak başkaları tarafından ele geçirilmesi durumunda bu hususun ilgili kişiye ve Kurula bildirilebilmesi için KOYUNCU ÇELİK tarafından buna uygun bir sistem ve altyapı kurulmuş, KOYUNCU ÇELİK nezdinde bir prosedür benimsenmiştir.
Çevresel risklere karşı bilgi ve bilişim sistemleri güvenliğinin sağlanması amacıyla sistem odasına sadece yetkili personelin girişinin sağlanması, kilit altındaki veri saklama birimlerinin anahtarlarının belirli kişilerde olması, yerel alan ağını oluşturan kenar anahtarların fiziksel güvenliğinin sağlanması, yangın söndürme sistemi, sunucunun doğru çalışabilmesi için soğutma sistemi, güvenlik duvarları, atak önleme sistemleri, ağ erişim kontrolü, anti-virüs sistemleri vb. gibi birçok önlem alınmaktadır.
KOYUNCU ÇELİK, KVKK’nın 7. Maddesi gereğince, yasal mevzuata uygun olarak işlenmiş olmasına rağmen, işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması veya mevzuatta öngörülen sürenin sona ermesi halinde kişisel verileri resen veya veri süjesinin talebiyle siler, yok eder veya anonim hale getirir.
Fiziksel ortamlarda ve dijital veri kayıt sistemlerinde muhafaza edilen kişisel veriler, veri işleme amacının gerçekleşmesi ya da mevzuatta öngörülen sürenin bitmesi halinde, re’sen ya da ilgilinin talebi üzerine, silinmekte, yok edilmekte ya da anonim hale getirilmektedir.
Anonimleştirilmiş kişisel veriler, araştırma, istatistik ve planlama gibi amaçlarla kullanılabilir, süresiz şekilde saklanabilir ve yurtiçi ve yurtdışına aktarılabilir.
Kişisel verilerin imhasına ilişkin olarak “Kişisel Veri Saklama Ve İmha Politikası” hazırlanmış ve www.koyuncucelik.com.tr/ internet sitesinde ilan edilmiştir. Detaylı bilgilendirme için lütfen inceleyiniz.
Şirketimiz, kişisel verilerini işlediğimiz ilgili kişileri KVKK’nın 10. Maddesi kapsamında hakları ve haklarını ne şekilde kullanabilecekleri hakkında bilgilendirmektedir.
Kişisel veri sahibi olan ilgili kişi, Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nun 11. maddesi kapsamında;
haklarına sahiptir.
İlgili kişi, Kanunun 11. maddesinde belirtilen hakları kapsamında taleplerini, yazılı olarak ıslak imzalı şekilde veya kayıtlı elektronik posta (KEP) adresi, güvenli elektronik imza, mobil imza ya da ilgili kişi tarafından Şirketimize daha önce bildirilen ve Şirketimiz sisteminde kayıtlı bulunan elektronik posta adresini kullanmak suretiyle Şirkete iletmelidir. Yazılı olarak yapılacak başvurular için adres Karaduvar Mah. 7. Cad. Serbest Bölge No:6/8 Akdeniz Mersin/ Türkiye adresidir.
İlgili kişinin başvurusunda asgari olarak bulunması zorunlu olan bilgiler aşağıda belirtildiği gibidir;
Ayrıca konuya ilişkin bilgi ve belgeler de başvuruya eklenmelidir. Başvuru sahiplerinin başvuruları esnasında kullanması için internet sitesinde Başvuru Formu hazırlanarak internet sitesinde ilan edilmiştir.
Kişisel veri sahibinin kendisi dışında bir kişinin talepte bulunması için konuya ilişkin olarak kişisel veri sahibi tarafından başvuruda bulunacak kişi adına düzenlenmiş özel vekâletname bulunmalıdır.
Kanun’un 28. Maddesi uyarınca, aşağıdaki haller Kanun kapsamı dışında tutulduğundan, Veri Sahipleri;
hallerinde haklarını ileri süremezler.
KOYUNCU ÇELİK’in Aydınlatma Yükümlülüğü, Kanun’un 28/2. maddesi uyarınca;
hallerinde uygulanmaz.
KOYUNCU ÇELİK, ilgili kişinin KVKK’nın 11. Maddesi kapsamında yapılan başvuruları etkin, hukuka ve dürüstlük kuralına uygun olarak sonuçlandırmak üzere gerekli her türlü idari ve teknik tedbirleri almaktadır.
Başvuruların yukarıda belirtilen usul ve esaslara göre KOYUNCU ÇELİK’e iletilmesi halinde, KOYUNCU ÇELİK talebin niteliğine göre en kısa sürede ve en geç otuz gün içinde başvuruyu ücretsiz şekilde sonuçlandıracaktır. Cevabın on sayfadan fazla olması halinde, on sayfanın üzerindeki her sayfa için 1 Türk Lirası işlem ücreti alınabilir. Başvuruya cevabın CD, flash bellek gibi bir kayıt ortamında verilmesi halinde ise veri kayıt ortamının maliyeti talep edilebilir.
KOYUNCU ÇELİK, başvuruda bulunan kişinin kişisel veri sahibi olup olmadığını tespit etmek ve talepleri değerlendirmek için gerekli görmesi halinde ek bilgi talep edebilir ve başvuruda belirtilen hususları netleştirmek adına, kişisel veri sahibine başvurusu ile ilgili soru yöneltebilir.
KOYUNCU ÇELİK, tüm birimleri ve çalışanları, sorumlu birimlerce Politika kapsamında alınmakta olan teknik ve idari tedbirlerin gereği gibi uygulanması, birim çalışanlarının eğitimi ve farkındalığının artırılması, izlenmesi ve sürekli denetimi, kişisel verilerin hukuka aykırı olarak işlenmesi ile kişisel verilere hukuka aykırı olarak erişilmesinin önlenmesi ve kişisel verilerin hukuka uygun saklanmasının sağlanması amacıyla kişisel veri işlenen tüm ortamlarda veri güvenliğini sağlamaya yönelik teknik ve idari tedbirlerin alınması konularında sorumlu birimlere aktif olarak destek verir. Kişisel verilerin işlenmesi süreçlerinde görev alanların unvanları, birimleri ve görev tanımlarına ait dağılım EK-4’te verilmiştir. İşbu tabloda yer alan kişiler KOYUNCU ÇELİK Kişisel Verilerin Korunması Komisyonu üyelerini ihtiva etmektedir.
|
Kimlik Bilgisi |
Ad, soyad, T.C. kimlik numarası, ehliyet fotokopisi vs. |
|
İletişim Bilgisi |
Adres, e-mail adresi, iletişim adresi, KEP adresi, telefon numarası vs. |
|
Özlük |
İşe giriş bildirgeleri, özgeçmiş bilgileri, askerlik durumu vb. |
|
Hukuki İşlem Bilgisi |
Adli makamlarla yapılan yazışma bilgileri, dava dosyası bilgileri vs. |
|
Müşteri İşlem Bilgisi |
Çağrı merkezi kayıtları, Fatura, senet, çek bilgileri, Gişe dekontlarındaki bilgiler, Sipariş bilgisi, Talep bilgisi v.b. |
|
Fiziksel Mekan Güvenliği Bilgisi |
Çalışan ve ziyaretçilerin giriş çıkış kayıt bilgileri, Kamera kayıtları v.b. |
|
İşlem Güvenliği |
IP adresi bilgileri, İnternet sitesi giriş çıkış bilgileri, Şifre ve parola bilgileri v.b. |
|
Risk Yönetimi |
Ticari, teknik, idari risklerin yönetilmesi için işlenen bilgiler v.b. |
|
Finans Bilgisi |
Bilanço bilgileri, banka bilgisi, vergi numarası, kredi ve risk bilgileri vs. |
|
Mesleki Deneyim |
Unvan bilgisi vs. |
|
Görsel ve İşitsel Kayıt Bilgisi |
Telesekreter kaydı, CCTV kayıtları, Çağrı merkezi ses kaydı |
|
Felsefi İnanç, Din, Mezhep Ve Diğer İnançlar |
Eski kimliklerden dolayı din bilgisi. |
|
Sağlık Bilgileri |
Engellilik durumuna ait bilgiler, Kan grubu bilgisi, Kişisel sağlık bilgileri v.b. |
|
Ceza Mahkumiyeti ve Güvenlik Tedbirleri Bilgisi |
Adli sicil kaydı |
|
Hak iddia eden üçüncü kişiler ve bunları temsil eden vekil ya da yasal temsilci bilgileri |
Talep, ihtar vb. belgeler nedeniyle kaydedilen veriler. |
|
Referans kişi bilgisi |
Çalışan/çalışan adaylarından alınan referans kişi bilgisi. |
|
Araç Bilgisi |
Plaka bilgisi vb. |
|
Aile Bireyleri ve Yakın Bilgisi |
Yapılacak ek ödemeler ve diğer sosyal yardımların yapılabilmesi için eşi, çocukları ile diğer bakmakla yükümlü olduğu kişilere ait kayıtlar, acil durumlarda iletişime geçilebilmesi için aile yakınlarının iletişim verileri |
|
Talep, Şikayet ve İtibar Yönetimi Bilgisi |
Talep ve şikayetler dolayısıyla alınan veriler. |
Verbis üzerinden Kişisel Veri Kategorisi ve Kişi Grubu Eşleştirmesinin güncel haline bakınız.
EK-3 Veri Aktarımı Yapılan Kişilere İlişkin Tanım ve Amaç Tablosu
|
Veri Aktarımı Yapılabilen Kişiler |
Tanım |
Amaç |
|
Tedarikçi |
KOYUNCU ÇELİK’in ticari ve operasyonel faaliyetlerini yerine getirirken, emir ve talimat verdiği, sözleşme ilişkisi kurduğu, KOYUNCU ÇELİK’e mal ve/veya hizmet sağlayan gerçek veya tüzel kişileri |
KOYUNCU ÇELİK‘in tedarikçiden temin ettiği ve KOYUNCU ÇELİK’in ticari veya operasyonel faaliyetlerini yerine getirmek için gerekli hizmetlerin KOYUNCU ÇELİK’e sunulmasını sağlamak amacıyla sınırlı olarak. (Örneğin: Sözleşme süreçlerinin yürütülmesi, mal, hizmet satın alımı süreçlerinin yürütülmesi, güvenlik hizmetinin sağlanması.)
|
|
Hissedar/Ortak |
KOYUNCU ÇELİK’in hissedarı gerçek veya tüzel kişileri |
İlgili mevzuat hükümlerine göre KOYUNCU ÇELİK’in şirketler hukuku, kurumsal yönetim faaliyetleri kapsamında yürüttüğü faaliyetlerin amaçlarıyla sınırlı olarak.
|
|
Yetkili Kişi, Kurum ve Kuruluşlar |
İlgili mevzuat uyarınca KOYUNCU ÇELİK’den bilgi ve belge talep etmeye yetkili kişi, kurum ve kuruluşları (Ör: Rekabet Kurumu, Kişisel Verileri Koruma Kurumu) |
İlgili mevzuat uyarınca bilgi ve belge talep etmeye yetkili kişi, kurum ve kuruluşun yetkisi uyarınca talep ettiği amaçla sınırlı olarak. (Ör: Hukuki yükümlülüğün yerine getirilmesi, kanundan kaynaklanan yükümlülüklerin yerine getirilmesi.) |
|
Gerçek veya Özel Hukuk Tüzel Kişileri |
İlgili mevzuat veya sözleşme uyarınca KOYUNCU ÇELİK’den bilgi ve belge talep edebilecek yahut KOYUNCU ÇELİK’in mevzuat, sözleşme ilişkisi uyarınca bilgi veya belge paylaştığı kişileri (Ör: Bağımsız denetim şirketleri) |
İlgili mevzuat veya sözleşme uyarınca KOYUNCU ÇELİK’den bilgi ve belge talep edebilecek yahut KOYUNCU ÇELİK’in mevzuat, sözleşme ilişkisi uyarınca bilgi belge paylaştığı kişiler ile paylaşma amaçları ile sınırlı olarak. |
EK-4 Sorumluluk ve Görev Dağılımları Tablosu
|
KOYUNCU ÇELİKKİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI KOMİSYONU |
||
|
UNVAN |
BİRİM |
GÖREV |
|
İnsan Kaynakları Müdürü |
İnsan Kaynakları Departmanı |
Çalışanların ve Stajyerlerin İmha Politikası ve Kişisel Verilerin Korunması ve İşlenmesi Politikası’na uygun hareket etmesinden sorumludur. |
|
Muhasebe Deparmanı Müdürü |
Muhasebe Departmanı |
VERBİS kaydında sayılan tüm kişi gruplarının İmha Politikası ve Kişisel Verilerin Korunması ve İşlenmesi Politikası’na uygun hareket etmesinden sorumludur. |
|
Bilişim Uzmanı |
Bilgi İşlem Departmanı |
İmha Politikası ve Kişisel Verilerin Korunması ve İşlenmesi Politikası’nın uygulanmasında ihtiyaç duyulan teknik çözümlerin sunulmasından sorumludur. |
|
|
|
|